UNIVERSIDAD MARTÍN LUTERO
“Un Ministerio de las Asambleas de Dios”
Secretaría General
Departamento de Registro Académico
12/04/2010
Normativa complementaria para el trámite de títulos en la UML
El presente documento es una normativa complementaria a los artículos 18 y 19 del Reglamento de Títulos y Diplomas de la UML Introducción El presente documento tiene como objetivo explicar paso a paso los requisitos para titular a los egresados de la Universidad Martín Lutero, todo ello con el fin de agilizar los procedimientos y que la entrega de los documentos, tales como: certificación total de notas, cartas de egresado (a), título y certificación de título se haga una semana antes de las ceremonias de graduación de cada una de las sedes.
Este documento regirá a partir del año 2010 y podrá ser modificado siempre y cuando cambien las leyes de la república o las normas internas de la UML. Estas disposiciones obedecen a los procesos académicos ejecutados por la UML en cumplimiento de su misión, visión fines y objetivos; y de cara a los Procesos de Acreditación de las Instituciones de Educación Superior que se avecinan en Nicaragua, y de los que no podemos sustraernos; por ello se hace necesario mejorar las políticas y procedimientos del Departamento de Registro Académico en función de crear las condiciones para las futuras y a la vez cercanas auditorías académicas , tanto a nivel interno (UML, CNU, CNEA) como externo (Pares Evaluadores).
En este sentido, para que la UML pueda enfrentar con éxito estos nuevos retos, debe formular programas, procedimientos, técnicas y prácticas que permitan obtener la evidencia suficiente, competente y relevante del desarrollo de las actividades académicas que desarrolla a nivel nacional en sus distintas instancias académicas existentes. Durante el año 2009, se distribuyó la primera versión de este documento, sin embargo hubo dificultades durante el proceso de titulación; es por eso que se requiere que mejoremos nuestros sistemas de control, específicamente en el área de Registro Académico.
Este será entonces el documento complementario del REGLAMENTO PARA LA EMISIÓN DE TÍTULOS Y DIPLOMAS DE LA UML que deberá ser cumplido fielmente por todos los operadores involucrados en los procesos de titulación de las sedes de la Universidad Martín Lutero.
REQUISIITOS PARA EL TRÁMITE DE TITULOS
Los requisitos para el trámite de títulos la UML, se hayan contenidos en el artículo 18 del reglamento arriba citado y que literalmente dice: Artículo 18.- Son requisitos para solicitar trámite de títulos de técnico superior, profesorado en educación media y títulos de grado los siguientes: 1) Haber aprobado satisfactoriamente el plan de estudios de su carrera. 2) Haber aprobado satisfactoriamente una de las formas de culminación de estudios establecidas por la universidad. 3) Haber completado los documentos de su expediente por lo menos con lo siguiente: a. Cédula de identidad ciudadana y/o partida de nacimiento. b. Diploma de Bachiller. c. Certificados de Notas de IV y V año de bachillerato actualizados (en original) d. Certificados de Notas de I a V año de bachillerato actualizados solo para los egresados de Derecho (en original). e. Hojas de Matrícula de cada año que cursó en la correspondiente sede de la UML. f. Dos (2) fotos tamaño carné. g. Dos (2) fotos tamaño diploma (5.5 x 7 cm) blanco y negro sin anteojos y de frente. h. Carta de egresado (a) de la UML. 4) Llenar el formato de solicitud de trámites y/o servicios en Registro Académico. 5) Presentar solvencia económica y de biblioteca. 6) Recibo Oficial de caja por el valor de emisión del título. A continuación se explica cada uno de ellos, presentando formatos que ejemplifican mejor los mismos. 1) Haber aprobado satisfactoriamente el plan de estudios de su carrera. Este requisito se cumple con la ficha académica del estudiante debidamente firmada y sellada por la autoridad competente de registro de la sede, la que deberá contener los siguientes requisitos mínimos (Ver Anexo 1): a. Encabezado: i. No de carné (si lo tiene, si no, dejarlo en blanco) ii. Nombres y Apellidos completos conforme a cédula o partida de nacimiento. iii. Carrera que cursó. iv. Fecha de ingreso a la universidad. v. Facultad. vi. Turno en que estudió. b. Cuerpo de la ficha académica impresa y en digital (Ver Anexo 1): i. No. Ordinal del 1 al 48 según el número de asignaturas cursadas. ii. Período en que cursó y aprobó la asignatura. iii. Código de asignaturas si fuere posible. iv. Nombre de las asignaturas con excelente ortografía. v. Nota obtenida. vi. Valor en letras. vii. Observaciones (Tutoría, Suficiencia, Convalidación, Curso Normal). c. Parte conclusiva. i. Promedio global acumulado. ii. Nombre del responsable de registro. iii. Firma y sello. En el caso de las convalidaciones, deberá adjuntarse la resolución de convalidaciones de Vicerrectoría Académica en original, sin lo cual se entenderá que el estudiante no ha concluido su pensum por lo tanto no se tramitará su título. 2) Haber aprobado satisfactoriamente una de las formas de culminación de estudios establecidas por la universidad. Para cumplir este requisito, deberá adjuntarse los resultados obtenidos en la Forma de Culminación de Estudios elegida por el estudiante (Ver Anexos 2, 3 y 4). Las formas de culminación de estudios son tres: Seminario de Grado (Curso de Titulación), Examen de Grado y Monografía; generalmente los estudiantes prefieren el seminario de grado por razones de trabajo. La calificación obtenida en cualquiera de las formas de culminación de estudios estará de acuerdo con lo establecido en el artículo 48 del reglamento de régimen académico estudiantil. 3) Haber completado los documentos de su expediente (…) Los documentos exigidos en el expediente son los siguientes: a. Cédula de identidad ciudadana y/o partida de nacimiento. Se exige la cédula y la partida de nacimiento para los egresados de derecho y también en aquellos casos en que haya contradicciones de nombres, apellidos o letras, en cuyo caso, se tendrán como datos válidos, los que refleje la partida de nacimiento dado que este es el documento que se adquiere pocos días después de nacer y la cédula en su gran mayoría contiene errores, y además es un documento posterior que sirve para transacciones en instituciones bancarias y del estado, sobre todo para asuntos administrativos, judiciales o de carácter económico. Para asuntos académicos, la práctica generalmente aceptada en las universidades públicas y privadas es que todo título y diploma se tramite con la partida de nacimiento. b. Diploma de Bachiller. Cuando el diploma de bachiller haya sido obtenido en el extranjero, deberá reflejar las auténticas siguientes: 1. De las autoridades correspondientes del país de procedencia (instancias educativas, relaciones exteriores, embajada nicaragüense). 2. Del Consulado de ese país en Nicaragua. 3. Del Ministerio de Relaciones Exteriores de Nicaragua. 4. Reconocimiento oficial de que el diploma de bachiller en cuestión es reconocido como tal por el del Ministerio de Educación de Nicaragua. c. Certificados de Notas de IV y V año de bachillerato actualizados (en original). d. Certificados de Notas de I a V año de bachillerato actualizados solo para los egresados de Derecho (en original). Para los incisos c y d, los certificados de notas a que se refieren, deberán presentarse en original y actualizados al menos al año anterior al ingreso a la UML, además deberá reflejar las firmas del Director (a) y secretaria (o) del centro educativo. En caso de que no haya secretaria (o), deberá adjuntarse una constancia de la delegación respectiva del Mined donde explique que no hay secretaria (o). Asimismo, si los certificados están firmados por el (la) subdirector (a), deberá adjuntarse una constancia de la delegación respectiva del Mined donde explique que el Director está fuera y que en su defecto el subdirector (a) puede firmar los documentos. En caso de que haya estudiado su bachillerato en el extranjero o parte de su secundaria, deberá presentar las equivalencias de notas aprobadas por el Ministerio de Educación. e. Hojas de Matrícula de cada año que cursó en la correspondiente sede de la UML. Es indispensable al menos la hoja de matrícula de ingreso a la UML. De no haber llenado estas hojas, se admitirá una constancia explicando los motivos correspondientes. f. Dos (2) fotos tamaño carné. g. Dos (2) fotos tamaño diploma (5.5 x 7 cm) blanco y negro sin anteojos y de frente. Los incisos f y g, son indispensables las dos fotos tamaño título y de la medida que se pide porque no pueden emitirse títulos con fotos de distinto tamaño y colores porque hacerlo significaría deteriorar la imagen de la UML y el prestigio del graduado, además todos los procesos y documentos deben ser uniformes. Se piden dos fotografías para título por cualquier error de imprenta o de los operadores de registro académico y deba sustituirse la foto. Las fotos en cuestión deberán ser de toga y birrete. h. Carta de egresado (a) de la UML. La carta de egresado (a) solo la emitirá la sede central junto con los otros documentos que se entregan en las promociones. 4) Llenar el formato de solicitud de trámites y/o servicios en Registro Académico. Esta solicitud se hace cuando el estudiante inicia el trámite de título personalmente, incluso, en la sede central, para todo trámite o servicio, el usuario debe llenar un formato electrónico y recibir el comprobante de solicitud de trámites o servicios. Para las sedes, bastará con hacer la solicitud global dirigida a Registro Académico, señalando los nombres y apellidos de los egresados y adjuntando toda la documentación pertinente. 5) Presentar solvencia económica y de biblioteca. La solvencia económica es en realidad un estado de cuenta que refleje la solvencia arancelaria en cuanto a matrícula anual, aranceles y seminario de grado. La solvencia de Biblioteca, es necesaria en aquellos casos en que los estudiantes tienen libros de la biblioteca física (si la hay) a título de préstamo a domicilio y deban regresarlos. 6) Recibo Oficial de caja por el valor de emisión del título. El recibo oficial de caja puede ser sustituido por la solvencia económica, siempre y cuando el estudiante haya cancelado todo el seminario de grado. Si el estudiante está solvente en todo, no se le retendrá el título. Los trámites de título se iniciarán siempre y cuando los aspectos académicos estén completos, de lo contrario se notificará oportunamente para que completen lo que haga falta. PUBLICACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DEL TÍTULO EN LA GACETA Finalmente, el graduado deberá publicar la certificación del título en la gaceta por su propia cuenta para que sea del conocimiento de la sociedad y ésta, le tenga como nuevo profesional en el ramo correspondiente. Todo ello de acuerdo con el artículo 19 del reglamento de títulos y diplomas de la UML, que literalmente dice: “Artículo 19.- La Secretaría General de la UML, mandará a publicar la certificación del título en La Gaceta, Diario Oficial por cuenta del interesado para que goce de los derechos y deberes que la ley establece”. EXCEPCIONES PARA LOS TÍTULOS DE PROFESOR DE EDUCACIÓN MEDIA (PEM) Las fotos de los títulos de profesor de educación media serán tamaño pasaporte, en blanco y negro. Se exceptúan los numerales 1 y 2 del artículo 18, pero en su lugar deberá haber cumplido con las asignaturas hasta el tercer año de la carrera y estar matriculado en el IV año de la Licenciatura (adjuntar hoja de matrícula). Asimismo, se exceptúa el numeral 3 inciso h, que tiene que ver con la carta de egresado, la misma es requerida solo para títulos de grado. La certificación de la que habla el artículo 19 no es indispensable, será opcional si el estudiante la desea. Su valor será el mismo de la certificación de título de grado (U$ 10.00). CONLCLUSIONES Los procesos de titulación en cualquier universidad son muy delicados y suponen una gran trascendencia legal, por ello deben atenderse fielmente los requisitos para estos trámites, ya que los expedientes estudiantiles son el primer objetivo de los evaluadores externos durante los procesos de acreditación; si no se dejan las evidencias sistemáticas de la legalidad de los procesos académicos, estaremos en dificultades para ser acreditados. La flexibilidad de estos procesos puede convertirse a la postre en una mala fama para la UML, ya que si no hay rigor en ello, queda entredicho que tampoco hubo rigor durante la vida académica del estudiante. El éxito de la titulación de ahora en adelante, dependerá de la fiel aplicación de las normas del Reglamento para la Emisión de Títulos y Diplomas de la UML, y de la oportuna orientación a los egresados sobre los requisitos para tramitar su título. RECOMENDACIONES 1) Se recomienda efectuar una reunión inicial con todos los egresados y orientarles paso a paso sobre los requisitos para iniciar el proceso de titulación y hacerles conciencia sobre la trascendencia legal que ello implica, asimismo, de la necesidad de que haya absoluta transparencia en sus documentos. 2) En la medida de lo posible, enviar las solicitudes de titulación con suficiente tiempo, ya que el trabajo en Registro Académico de la Sede Central no solo consiste en la titulación sino en otra cantidad de trámites. 3) Las fichas académicas deberán enviarse impresas y en versión electrónica al correo: registroumlmanagua@gmail.com en formato Excel 2003 o 2007 según el modelo adjunto, esto nos ahorrará tiempo en la preparación de los certificados de notas. 4) Se orienta no programar actos de graduación sino hasta asegurarse de que los títulos están listos para entregarse, ello hará que en la graduación el nuevo profesional reciba su paquete completo. ANEXO 1 MODELO DE FICHA ACADÉMICA Observaciones: El ciclo es trimestre o cuatrimestre según proceda. Las clases optativas son las que no forman parte del pensum y no son obligatorias. ANEXO 2 FORMATO DE NOTAS DE SEMINARIO DE GRADO Carné Nombres y Apellidos Nacionalidad Carrera Cursada Inicio del Seminario Fin del Seminario Turno Sede No Período Módulos Nota Valor en letras 1 2 3 4 5 6 Nombre del (la) Responsable de Registro; Firma y sello ANEXO 3 FORMATO DE NOTAS DE EXAMEN DE GRADO Carné Nombres y Apellidos Nacionalidad Carrera Cursada Fecha del Examen de Grado NOTA Áreas Examinadas Nombres del Tribunal Examinador 1. 2. 3. Nombre del (la) Responsable de Registro; Firma y sello ANEXO 4 FORMATO DE NOTAS DE MONOGRAFÍA Carné Nombres y Apellidos Nacionalidad Carrera Cursada Fecha de la defensa NOTA Tema de la Tesis Nombres de los miembros del jurado 1. 2. 3. Nombre del (la) Responsable de Registro; Firma y sello
